SIWADU : Sistem Informasi Waskon Terpadu (1)

A.     Pendahuluan

Penerapan sistem administrasi perpajakan modern di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak telah memunculkan jabatan baru diantaranya adalah Account Representative yang melaksanakan fungsi pengawasan dan konsultasi. Kegiatan profiling Wajib Pajak dan penggalian potensi adalah salah satu contoh aktivitas yang dilakukan oleh Account Representative. Dalam rangka memudahkan pelaksanaan dan pengawasan kegiatan tersebut, Direktorat Jenderal Pajak mengembangkan Aplikasi Profil Berbasis Web (Approweb) yang dapat digunakan sebagai alat profiling Wajib Pajak, trigger dalam penggalian potensi sekaligus sebagai aplikasi yang mendokumentasikan kegiatan penggalian potensi dari mulai analisis data, surat himbauan, surat respon Wajib Pajak, konseling, usul pemeriksaan, dan realisasi potensi. Namun berdasarkan pengamatan penulis, Approweb sebagai aplikasi yang mendokumentasikan kegiatan penggalian potensi serta semua aktivitas yang terkait dengan Wajib Pajak belum dapat dimanfaatkan secara optimal.

Administrasi dokumen pada Seksi Pengawasan dan Konsultasi sepanjang pengamatan penulis di Kantor Pelayanan Pajak masih dilakukan secara manual menggunakan buku agenda atau semi manual menggunakan aplikasi pengolah data Microsoft Excel. Administrasi dokumen yang tidak sistematis menjadikan pemanfaatan atas data yang diadministrasikan menjadi kurang optimal baik bagi Pelaksana, Account Representative, Kepala Seksi Pengawasan dan Konsultasi maupun bagi Kepala Kantor Pelayanan Pajak. Pihak-pihak yang terkait tidak dapat mengetahui secara pasti dokumen-dokumen yang telah diterbitkan sehingga menyulitkan dalam proses monitoring dan pelaporan. Kegiatan administrasi yang dilaksanakan oleh Pelaksana Seksi Pengawasan dan Konsultasi seharusnya dapat digunakan pula oleh Account Representative sebagai alat pengawasan sehingga tidak ada kegiatan perekaman yang berulang atas data yang sama.

  Dalam rangka mendukung kegiatan administrasi yang baik pada Seksi Pengawasan dan Konsultasi, penulis dengan dukungan dan arahan Kepala Seksi Pengawasan dan Konsultasi II serta Account Representative di lingkungan KPP Pratama Jakarta Kebayoran Baru Tiga mengembangkan Sistem Informasi Waskon Terpadu (SIWADU). SIWADU dikembangkan dengan semangat untuk tidak menambah pekerjaan baru tetapi hanya mengubah cara kerja yang semula dilakukan secara manual dan tidak sistematis menjadi cara kerja yang memanfaatkan teknologi serta dilakukan secara sistematis. Oleh karena itu, makalah ini penulis beri judul “SIWADU: SEBUAH INOVASI CARA KERJA BARU”.

    

B.     Permasalahan

Approweb sebagai trigger dalam kegiatan penggalian potensi telah memberikan banyak manfaat bagi Account Representative. Approweb telah menyajikan dan menyandingkan data dari berbagai sumber sehingga memudahkan dalam proses evaluasi dan analisis data. Approweb juga telah menampilkan data Wajib Pajak sesuai assignment pada SIDJP sehingga memudahkan bagi Account Representative untuk segera melakukan tindakan lebih lanjut. Namun demikian, Approweb sebagai sarana pendokumentasian aktivitas serta sarana pengawasan kegiatan penggalian potensi belum dapat dimanfaatkan secara optimal. Berdasarkan pengamatan penulis beberapa faktor yang mempengaruhi hal tersebut antara lain sebagai berikut:

1.      Kegiatan pendokumentasian dilakukan oleh Account Representative yang bersangkutan sehingga menambah pekerjaan baru berupa perekaman data;

2.      Fasilitas menu perekaman tidak praktis misalnya tidak tersedianya fasilitas loader data yang mengakibatkan input data harus dilakukan satu per satu;

3.      Dokumen yang direkam belum mencakup seluruh aktivitas tindak lanjut himbauan dan surat-menyurat terkait Wajib Pajak;

4.      Dokumen yang telah diinput tidak dapat diunduh ke Microsoft Excel atau aplikasi pengolah data lainnya yang bersifat offline sehingga kegiatan perekaman yang telah dilakukan tidak dapat memberikan banyak manfaat;

5.      Surat himbauan yang dapat direkam adalah surat himbauan yang dapat dihitung dan diketahui potensi pajak yang kurang bayar;

6.      Apabila terjadi kesalahan input data potensi maupun realisasi tidak dapat dilakukan perubahan data secara mandiri.

Pelaksanaan tugas Account Representative pada kegiatan penggalian potensi, membutuhkan desain pengawasan secara lebih komprehensif dan terpadu. Approweb hanya memberikan fasilitas perekaman surat himbauan dalam hal potensi pajak yang kurang bayar sudah dapat diketahui. Selain itu, aktivitas terkait tindak lanjut himbauan tidak hanya terbatas pada Surat Respon WP, Konseling, Usul Pemeriksaan, dan Realisasi Potensi sebagaimana menu penggalian potensi pada Approweb. Aktivitas terkait tindak lanjut himbauan berupa Surat Korespondensi, Surat Tugas Kunjungan (Visit), Laporan Kunjungan, dan penerbitan Surat Tagihan Pajak direkam dalam menu tersendiri dan tidak terhubung dengan surat himbauan terkait. Oleh karena itu diperlukan desain pengawasan yang lebih komprehensif dan terpadu agar setiap aktivitas dapat tercatat dengan baik.

Berdasarkan pengamatan penulis, kegiatan administrasi dokumen pada Seksi Pengawasan dan Konsultasi masih dilakukan secara manual. Dokumen fisik tersimpan dalam ordner atau disimpan oleh Account Representative masing-masing. Data rekapitulasi dokumen disimpan dalam aplikasi pengolah data Microsoft Excel. Dengan demikian pemanfaatan data dari hasil kegiatan administrasi tidak dapat dimanfaatkan secara langsung oleh berbagai pihak, sulit dalam hal pencarian, sulit dalam hal monitoring dan sulit dalam hal pelaporan. Kegiatan perekaman semestinya tidak perlu dilakukan oleh Account Representative terhadap dokumen-dokumen yang telah diadministrasikan oleh Pelaksana Seksi Pengawasan dan Konsultasi apabila kegiatan administrasi dilakukan secara terpadu. Kegiatan perekaman yang dilakukan oleh Pelaksana Seksi Pengawasan dan Konsultasi seharusnya dapat dimanfaatkan oleh Account Representative sehingga pekerjaan perekaman tidak dilakukan berulang.

Selain melakukan monitoring kegiatan penggalian potensi, Account Representative juga melakukan monitoring pembayaran dari Wajib Pajak yang menjadi tanggungjawabnya. Pergerakan pencapaian dan pertumbuhan penerimaan pajak sebagai salah satu alat kontrol dalam pengamanan penerimaan pajak seharusnya dapat dimonitor dengan baik oleh Account Representative. Fasilitas monitoring penerimaan melalui Aplikasi Dashboard yang telah disediakan oleh Kantor Pusat Direktorat Jenderal Pajak tidak dapat diakses oleh Account Representative. Monitoring penerimaan pajak yang difasilitasi melalui Approweb menampilkan data dalam jutaan rupiah atau tidak dalam satuan rupiah penuh sehingga tidak menampilkan data secara akurat. Perubahan data rencana juga tidak dapat dilakukan segera apabila terjadi perpindahan Account Representative atau disebabkan hal lainnya karena harus dilakukan berjenjang melalui Kantor Wilayah kemudian di-upload oleh Kantor Pusat DJP. Kebutuhan akan fleksibilitas dalam pengolahan data penerimaan pajak membutuhkan aplikasi pendukung bagi Account Representative yang mudah untuk dikustomisasi sesuai kebutuhan.

Kebutuhan data dan informasi yang unik dan dinamis harus didukung dengan aplikasi lokal yang dapat segera disesuaikan dengan kebutuhan (customized). Aplikasi yang disediakan oleh Kantor Pusat Direktorat Jenderal Pajak karena berlaku nasional tentu tidak dapat dilakukan kustomisasi sesuai karakteristik pekerjaan di Kantor Pelayanan Pajak setempat. Oleh karena itu, keberadaan aplikasi yang bersifat lokal di Kantor Pelayanan Pajak merupakan kebutuhan yang tak terhindarkan. Cara kerja yang efisien akan dapat mengoptimalkan kinerja Account Representative di tengah keterbatasan sumber daya yang ada.

bersambung...